مالك عدة عمارات أو شقق أو محلات يعرف الصداع: عقد ينتهي دون أن ينتبه أحد، وشيك متأخر، ومستأجر يتصل بطلب صيانة ثم لا يعرف أحد من تابعه. نظام إدارة العقارات يضع كل ذلك أمام عينيك، ويتحول الدخل الإيجاري من ملفات متناثرة إلى عمل منظم.
ما الذي يتتبعه النظام؟
- العقارات والوحدات: كل عمارة وشقة ومحل، وحالته (مؤجَّر أو شاغر)، ومواصفاته وصوره.
- المستأجرون والعقود: بيانات المستأجر والعقد وتاريخ البدء والانتهاء والقيمة، مع تنبيه قبل الانتهاء بوقت كافٍ لتجديده أو إعادة تأجيره.
- الدفعات: جدول إيجارات لكل عقد، وتسجيل المدفوع نقداً أو شيكاً أو تحويلاً، وكشف المتأخرات، وتذكير يصل المستأجر تلقائياً.
- الصيانة: طلب يرفعه المستأجر بصور من جواله، ويُسند لفني، ويُغلق بتقرير وتكلفة.
- المصروفات: الكهرباء والمياه والخدمات والصيانة لكل عقار، فيظهر صافي الدخل الحقيقي.
- التقارير للمالك: نسبة الإشغال، والدخل الشهري، والمتأخرات، والوحدات الشاغرة من الجوال.
لماذا تفشل الجداول؟
لأن العلاقات بينها غير مضبوطة: العقد في ملف، والدفعات في ملف، والصيانة في الواتساب. وعندما يغيب الشخص الذي يعرف أين كل شيء تضيع المتابعة. النظام يربط كل ذلك بسجل واحد لكل وحدة.
للمالك الفرد وللشركة
- المالك الفرد: يهمه التنبيهات والتحصيل ومعرفة أي وحدة تربح.
- شركة إدارة الأملاك: تحتاج حسابات لكل مالك وكشوفاً تُرسل إليه، وفريق صيانة، وصلاحيات مختلفة.
- الشاليهات والإيجار القصير: التقويم والحجز المباشر وتجنب التعارض، وهو ما يعرضه نموذج الشاليهات.
نصائح قبل أن تبدأ
- اجمع العقود كلها رقمياً (مسح ضوئي) وأدخل تواريخها أولاً: هذه أسرع فائدة.
- حدد من يملك صلاحية تسجيل الدفعات ومن يراها فقط.
- اربط الفاتورة والتحصيل بالمحاسبة. يمكنك قراءة مقالنا عن الفوترة الإلكترونية لمعرفة ما يتغير في الفواتير.
- لا تنسَ نسخة احتياطية منتظمة لوثائق العقود.
ماذا نقدم؟
اطلع على نظام إدارة الأملاك ونظام العقارات لتعرف وحداتهما، وجرّب نموذج إدارة الأملاك بجهتيه. أخبرنا بعدد وحداتك وكيف تحصّل اليوم، ونعطيك سعراً ثابتاً.
دورة حياة العقد في النظام
- الوحدة شاغرة: تُعرض مع صورها ومواصفاتها وسعرها.
- الاستفسار والمعاينة: طلبات المستأجرين المحتملين تُسجَّل وتُتابع.
- العقد: يُنشأ بالتواريخ والقيمة وجدول الدفعات، ويُرفق نسخة ممسوحة.
- التحصيل: تذكير قبل الاستحقاق، وتسجيل الدفعة، وإيصال، وكشف متأخرات.
- الصيانة: طلبات تُسند وتُغلق مع تكلفة.
- التجديد: تنبيه قبل الانتهاء بوقت كافٍ لتعديل القيمة أو إعادة التأجير.
- الإخلاء: فحص الوحدة وتسوية التأمين وإعادة الوحدة إلى «شاغرة».
مؤشرات المالك
نسبة الإشغال، ومدة بقاء الوحدة شاغرة، ومتوسط التأخير في السداد، ومصروفات الصيانة لكل عقار، وصافي الدخل. وبهذه الأرقام تقرر أي عقار تحسّنه وأي إيجار تعدّله.
أخطاء شائعة
- عقود على الورق فقط: لا تنبيه عند الانتهاء.
- تحصيل بلا إيصال مسجل: نزاع لاحق.
- صيانة بلا سجل: لا تعرف كلفة العقار الحقيقية.
- حسابات المالك مختلطة مع مصروفات الشركة: كشف المالك يجب أن يكون منفصلاً وواضحاً.
أسئلة شائعة
هل يناسب الشاليهات والإيجار القصير؟
نعم، لكنها تحتاج تقويماً وحجزاً مباشراً ومنع التعارض. شاهد نموذج الشاليهات.